E-Mail ( Electronic Mail )

E-Mail 

 Surat elektronik atau pos elektronik adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer / Internet

Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.

Sejarah
Surat elektronik sudah mulai dipakai pada tahun 1960-an. Pada saat itu Internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan  mainframe  yang terbentuk sebagai jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya disebabkan masyarakat sudah tidak memakai jasa pos lagi.

Metode pengiriman
Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Mulai dari surat elektronik dikirim → Internet → POP 3 ( Pos Office Protocol ) server penyedia e-mail penerima → e-mail client (di komputer si penerima) → surat elektronik dibaca si penerima Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain)

Mekanisme Pengiriman dan Penerimaan Email

Banyak yang dari kita tidak mengira bahwa email yang kita kirimkan memiliki beberapa perbedaan dalam tata cara pengiriman dan penerimaan. Dalam hal ini, mekanisme pengiriman dan penerimaan email dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu:

1.    Email menggunakan Post Office Protocol (POP) dan Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).

2.    Pengiriman email jenis ini membutuhkan protokol yang memungkinkan email dikirim dan diterima dari satu server ke server lain dan dari server ke komputer pemilik akun. POP saat ini sudah berada di level 3 dan kemudian disebut POP3. POP3 merupakan protokol untuk mengambil email dari kotak surat di server ke komputer kita. Sedangkan SMTP adala protokol yang digunakan untuk mengirimkan surat darikomputer kita ke server kotak surat yang diteruskan ke server yang memuat surat yang dituju. POP dan SMTP merupakan cara terdahulu daham hal menggunakan email. Berkas email yang ada di kotak surat diunduh ke komputer kita.

2. Web-based Email atau Email Berbasis Web

Pada dasarnya mekanisme Web-based dengan POP3 dan SMTP sama saja. Yang membedakannya adalah dimana kita tidak perlu mengunduh email dari kotak surat di server ke komputer kita. Kita tinggal membuka web tertentu seperti gmail, yahoo mail, outlook, dan hotmail untuk membaca email dan mengirimkan email. 

Itulah kedua mekanisme pengiriman email. Selain kedua hal mengenai mekanisme pengiriman email, email juga dibedakan berdasarkan format isinya, yaitu sebagai berikut:

1. Plain Text Mail

Plain text mail adalah jenis email yang format isinya menggunakan sistem American Standart Code for Information Interchange (ASCII). Tulisan yang dibuat menggunakan format ini tidak dapat dimodifikasi seperti warna, ukuran, jenis font dan lain sebagainya. Semua sesuai dengan aslinya karena tidak ada pengolahan atau penambahan aksesoris.

2. HTML Email

HTML merupakan singkatan dari Hyper Text Markup Language yang merupakan bahasa standar yang digunakan untuk mengatur penampilan informasi di internet. Email yang menggunakan format ini umumnya dapat disesuaikan dengan selera pengirimnya. Dengan begitu email tersebut dapat ditambahkan macam-macam aksesoris, seperti penggantian font, warna font, ukuran font dan lain sebagainya pada tiap bagian surat elektonik tersebut.

Cara membaca surat elektronik

Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISPuntuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.

Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:
Dengan cara menggunakan  peramban web, seperti Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo!  Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan daring. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan surel gratis. Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan surel secara luring. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.

Anatomi Ratel, sebagai contoh:

USERNAME@EXAMPLE.COM

Keterangan:

·         emailsaya: nama kotak surat (mailbox) atau nama pengguna (username) yang ingin dituju dalam mailserver

·         surakarta@smk.net.id: nama mailserver tempat pengguna yang dituju, rinciannya:

·        surakarta: subdomain (milik pemegang nama domain), biasanya merujuk ke suatu komputer dalam lingkungan pemilik domain

·        smk: nama domain, biasanya menunjukkan nama perusahaan/organisasi/perorangan

·        net: second level domain, menunjukkan bahwa domain ini termasuk kategori networking (net)

·        id: top level domain, menunjukkan bahwa domain ini terdaftar di otoritas domain Indonesia (id)

Etika penggunaan surat elektronik
Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:
Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,

Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju. Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu: dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima, dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.

Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK.

Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.

Keamanan

Keamanan data di surat elektronik tidaklah terjamin dan selalu ada risiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena surat elektronik itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap surat elektronik yang dikirimkan tersebut.

Surat elektronik dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca surat elektronik tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).